Usei Kanban na maternidade, casamento, viagens… e funcionou

Anna Almeida faz uma aparição especial na Synergyc contando sua experiência com o uso do método Kanban para suas atividades em família e no dia a dia da vida. Fica muito claro como podemos usar o Kanban em muitos lugares, até mesmo para ajudar a organizar nossas vidas.

07/junho/2023 - 9 minutos de leitura

Sim, aqui é um espaço prioritariamente utilizado para falar de assuntos técnicos, mas em certos momentos da maternidade, eu achei que nunca mais falaria de nada além de amamentação, melhor marca de fraldas, introdução alimentar, sono e por aí vai...

Nesse universo complexo e desafiador (me desculpem os que acham tudo muito simples e desenrolado), me vi sozinha e atolada com muitas atividades por fazer. Comentei com o meu marido que sentia minha cabeça cansada, sempre trabalhando e pensando na próxima tarefa. Meu marido me pediu uma lista do que me atormentava. E então, o estalo: deixar o trabalho sempre visível!!!

Se o trabalho estivesse visível para nós dois, cada um poderia puxar uma atividade quando estivesse disponível! Assim, não precisaríamos perguntar um ao outro o que havia de backlog, nem precisaríamos ficar sobrecarregados com as atividades da pequena.

Divisão de Tarefas com Kanban

E foi pensando nisso que construímos um Proto Kanban para as atividades da bebê! Foi uma ótima solução para a divisão de tarefas! (Fica a dica!)

Para quem não sabe o que é Kanban / Proto kanban e como ele pode nos ajudar, segue uma breve explicação:

Kanban é um método ágil que tem por característica principal deixar o trabalho visível em um quadro com todas as tarefas a serem feitas. E o fluxo de andamento dessas atividades é sempre puxado (não empurrado), ou seja, conforme as pessoas terminam uma atividade, puxam outra. A prioridade é sempre terminar as atividades e não ter mais em andamento.

O Kanban prevê limite de WIP (Work-In-Progress), ou seja, limite de atividades em andamento. No Kanban, também temos políticas explícitas que delimitam quando o trabalho está concluído (DoD - Definition of Done), os critérios de movimentação dos cards e outras.

Proto Kanban é um Kanban simplificado (um sistema Kanban incompleto) sem limite de WIP, por exemplo. No Proto Kanban normalmente só utilizamos as colunas (etapas) TO DO, DOING, DONE dispostas da esquerda para a direita.

Como usar o quadro Kanban na prática

Abaixo, vou dar um exemplo de como construir e como usar o Proto Kanban:

O quadro deve ser “lido” da direita para a esquerda, sendo que na direita é sempre o que está mais perto de pronto. As colunas (etapas) devem representar o estado que faz sentido para as suas necessidades. No exemplo, para ser mais simples e prático: atividades a serem realizadas, o que está sendo realizado e o que está pronto, mas poderia ter uma etapa de definição (como a festa será feita, qual marca de fralda, etc), por exemplo. O cartão (ou card) em vermelho foi utilizado para demonstrar urgência, já que não podemos ficar sem fralda. Como boa prática, a raia de TO DO já deve estar organizada em questão de prioridade.

Conforme alguém ficou sem atividade, puxou a próxima tarefa da lista.

É importante também sinalizar com quem está a tarefa, principalmente quando temos mais cuidadores ajudando na rotina.

Claro que esse não é um exemplo com profundidade técnica sobre o Kanban, mas espero que as dicas ajudem na organização do dia a dia e a diminuir a estafa parental, principalmente para quem não conhecia!

Como funciona na nossa rotina

Como nós gostamos muito de viajar, o quadro fica especialmente interessante e importante nessas ocasiões já que a preparação para viajar com um bebê é bem mais complexa do que em casal.

Nos juntamos para elencar as atividades que precisamos concluir com a viagem, priorizamos na fila do TO DO e já discutimos quantas atividades podem ser realizadas ao mesmo tempo por cada um de nós (que normalmente, são 2 duas - por exemplo: mala da bebê e mala de mão da bebê).

Importante: as tarefas não devem ser nem muito pequenas, como “comprar banana”, “comprar maçã" ao invés de “fazer mercado”, nem tão grande, como “organizar viagem”.

Discutir e priorizar com antecedência e em grupo é importante para que todos tenham autonomia de puxar a atividade sem depender do outro. Na vida real, funciona assim: enquanto um faz a bebê dormir, o outro trabalha nas atividades. E quando os dois estão livres, as atividades acontecem em paralelo, sempre lembrando de puxar o cartão para a coluna “DOING” para sinalizar quem já está atuando na atividade.

A rotação do responsável por fazer a atividade faz com que dúvidas apareçam durante a execução, o que resulta no compartilhamento de aprendizados e conhecimento. Por exemplo: “Onde fica a bolsa de remédios?”, “Quantas fraldas levar?”, “Quais brinquedos funcionam melhor para entreter no carro?”, “No banho, está usando sabonete - corpo todo ou shampoo e condicionador também?” e nesse momento, os dois ficam alinhados com a mesma informação da atividade que o outro costuma realizar.

Não pense que essa dica funciona só com filhos, já havíamos organizado as atividades do nosso casamento e lua de mel em um quadro kanban! Meu marido se aprofundou nos assuntos da viagem e eu foquei na festa e só tomávamos as decisões juntos, cumprindo todas as tarefas!

Kanban para a vida

Otimizar e melhorar os processos é parte do dia a dia do trabalho de um Agilista/Agileiro/Agile Coach (escolha o nome e a polêmica que quiser rs) e também podemos nos beneficiar de muitas dessas práticas para melhorar a vida em casa.

Esse foi um exemplo de como conectamos nossa realidade pessoal com a profissional para compartilhar o conhecimento, dividir as tarefas e otimizar nossa gestão em casa.

E você, tem usado alguma prática profissional no pessoal?

Muitas vezes gastamos energia tentando otimizar ou melhorar nossos processos de trabalho e esquecemos que também podemos otimizar nossa divisão de tarefas, gasto de tempo, processo decisório em casa!

Dissemine conhecimento com outras pessoas e reutilize o que já sabe em todas as áreas da vida, sempre podemos conectar nossa realidade pessoal com a profissional!

Se alguém quiser trocar experiências de agilidade ou da maternidade, estou disponível!

Sobre a Anna

Anna atualmente trabalha na Objective como Agile Coach, formada em Engenharia Civil com MBA em Gerenciamento de Projetos. Fez a carreira na área de finanças e depois em processos e projetos até se tornar Agile Coach na Objective. Ela é versátil, colaborativa, flexível e “hands on” com habilidade em navegar na organização e ser interlocutora em diferentes públicos. Se quiser conhecer um pouco mais dela ou entrar em contato, o melhor caminho é pelo Linkedin dela: https://www.linkedin.com/in/annalydiaalmeida/