Pedro Luiz Martins Cruz
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Faço essa pergunta algumas vezes para as pessoas. Tem todo tipo de resposta, muitas tarefas, poucas tarefas, algumas pessoas respondem que no que precisa ter data é colocado, outras respondem incrédulas com outra pergunta: "Alguém trabalha sem data?"
13/novembro/2023 - 12 minutos de leitura
Antes de continuar gostaria de deixar claro que se você coloca data em tudo, provavelmente está fazendo pelas razões erradas e poderia melhorar muito sua forma de gestão.
Para entender bem e chegar a uma boa solução para a gestão por datas vamos primeiro entender porque colocamos datas nas tarefas e projetos.
Essa é a justificativa que mais ouço sobre colocar datas nas atividades. Realmente quando se tem uma data importante, talvez uma data comemorativa como natal ou dia das mães e existe um projeto ou iniciativa para aquela data, o time precisa se guiar em função dessa data e considerar as tarefas relacionadas a essa iniciativa mais importantes que outras. Outra razão genuína comum são as datas em função de questões regulatórias e legislação, quando é uma data importante use-a como tal.
Porém as pessoas colocam datas em muito mais atividades do que as que possuem relação com uma data importante. Surge o pensamento: "como funcionou para aquela data importante, vamos colocar nessa outra atividade também". Querem algum compromisso com todas as atividades, umas mais outras menos. Colocar data passa a ser uma coisa frequente e muitas vezes não existe um compromisso real e genuíno.
Essa é uma outra justificativa que lamentavelmente aparece com certa frequência quando pergunto porque colocam datas. Geralmente aparece em ambientes onde prazos importantes não foram cumpridos, então mais prazos foram colocados, mais datas apareceram e então tudo passa a ter data.
A data passa a ser um mecanismo de punição caso não seja cumprida. Para poder punir tem que fazer um microgerenciamento de cada data, cada entrega, cada minuto gasto. Com tantas datas sempre terão datas não sendo cumpridas e isso se torna um ciclo vicioso, quanto mais prazos perdidos mais datas definidas e mais possibilidades de perder os prazos.
Uma justificativa bem abrangente e que precisamos ter cuidado é: "Precisamos saber quando algo termina para nos organizar."
Por exemplo, quando vai começar a operar um novo canal de atendimento ao cliente, várias iniciativas precisam ser sincronizadas e então é criada uma data alvo que guia todos os envolvidos. Precisa contratar pessoas que irão fazer atendimento, precisa comprar equipamentos de telefonia, preparar os equipamentos, preparar o sistema para registrar os atendimentos, divulgar o novo canal e várias outras coisas que um novo canal de atendimento precisa para começar a funcionar na data alvo.
Sim, grandes iniciativas e projetos possuem datas e são importantes para gerir e sincronizar todos os esforços. Mas muitas atividades dentro desses projetos poderiam ser feitas sem datas, pois já sabemos quanto tempo leva ou seguimos algum padrão na empresa que serve como garantia de entrega. Poderíamos deixar as pessoas preocupadas com o objetivo da iniciativa ao invés de microgerenciar todas as datas nos mínimos detalhes.
Vai depender de quanto de autonomia a sua organização tem. Quanto de confiança existe nas pessoas para cumprir o objetivo? Mais confiança, menos datas pequenas e mais foco no objetivo. Menos confiança, mais microgerenciamento de pequenas datas.
Quando usamos as datas em todas as tarefas, em cada detalhe, deixou de ser apenas por gestão. Aí entram as justificativas anteriores, as necessidades de pressão e compromisso se confundem com a necessidade de fazer gestão.
A data não é a única forma de criar compromisso, também temos outras e cito alguns exemplos: o vínculo empregatício, gostar do que faz e propósito.
As pessoas já possuem compromisso com a sua empresa, sua equipe, seu chefe… foi contratada e recebe um salário, portanto está comprometida com o trabalho. Esse compromisso pode ser valorizado com o trabalho em equipe, pessoas ajudando umas as outras pois fazem parte da equipe ou da organização.
Outras pessoas fazem porque gostam do que fazem. Um professor que gosta de ensinar, que percebe o conhecimento sendo absorvido por seus alunos. Um médico que salva vidas. Um desenvolvedor de software que adora resolver problemas usando tecnologia. As pessoas estão comprometidas com o que gostam, isso é uma forma maior de compromisso que uma data.
Ainda temos as pessoas que estão identificadas com o propósito da organização. Eu trabalhei por 4 anos no Ministério da Educação liderando o desenvolvimento de software de sistemas como FIES, SISU, PROUNI e outras iniciativas da educação superior. Me motivava muito saber que eu estava ajudando a colocar pessoas nas universidades, ajudando a educação do Brasil. O propósito para mim era um compromisso muito maior que uma data em uma tarefa.
Crie um ambiente de propósito compartilhado entre as pessoas, isso tem um valor extraordinário e pode trazer excelentes resultados para sua organização.
Ter processos definidos gera uma pressão equilibrada sobre o trabalho. Se as pessoas que fazem o trabalho ajudarem a definir o processo isso será melhor ainda. O processo será melhor, a motivação será maior e as pessoas sentirão uma pressão saudável de que as coisas estão acontecendo e funcionando.
Aconselho ainda a colocar gestão visual sobre o processo, o uso de quadros kanban e do método Kanban ajuda muito, faz com que todos estejam envolvidos, entendam as regras e políticas do ambiente com um fluxo balanceado.
Então use métricas para entender o fluxo de trabalho e buscar melhorias e um processo sustentável no curto e no longo prazo. Com processos sustentáveis os prazos são cumpridos com frequência sem a necessidade de datas pequenas.
Algumas datas são boas e trazem bons resultados, principalmente as datas relacionadas a objetivos bem definidos. Algumas vezes chamamos de datas de negócio, ou seja, datas relacionadas a marcos importantes no negócio, como datas comemorativas, mudanças de legislação e grandes acordos entre empresas.
As datas relacionadas a objetivos de negócio que são bem compreendidas pela equipe são saudáveis e fortalecem o sentimento de equipe. Ajuda tanto em uma pressão saudável como em criar compromissos compartilhados dentro da organização. O método Scrum usa metas dessa forma, com metas por entregas e não por tarefas, buscando cada vez mais padrões e ciclos regulares de entrega.
A resposta dessa pergunta vai mudar de acordo com os processos bem definidos, quantidade de datas de negócio e nível de gestão que sua organização possui.
Se a sua resposta for que tudo tem data, provavelmente você não tem processos bem definidos, não tem objetivos claros e consequentemente sua gestão é baseada em comando e controle.
Caso você tenha poucas tarefas com data/prazo e ainda tenha um entrega boa, previsível e com resultados, provavelmente você tem processos visíveis, objetivos compartilhados e uma gestão dinâmica.
Mas apenas retirar as datas e prazos não é suficiente, elas existem por algumas razões, então procure resolver essas razões com mecanismos sustentáveis para então reduzir a necessidade de datas para tudo. Primeiro melhore os processos e sua gestão, depois tire as datas que são apenas por pressão e microgerenciamento. Quanto melhor for sua gestão, mais resultados e menos necessidade de datas para tudo.
Sugerimos o uso de métodos ágeis para ajudar a melhorar sua gestão. Temos um treinamento gravado e gratuito que vai te dar uma visão geral dos métodos ágeis:
O nosso treinamento de Scrum Completo pode ajudar a gerenciar projetos:
Também temos treinamentos aprofundados de Kanban para te ajudar a implementar processos e fluxos de trabalho com maestria:
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