Pedro Luiz Martins Cruz
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A quinta prática do método Kanban é chamada de ciclos de feedback, mas o que mais ela explica são as reuniões do método Kanban, ou melhor as possíveis reuniões, pois você deve adaptar ao seu contexto e provavelmente terá mais reuniões do que as sugeridas pelo método.
14/março/2024 - 6 minutos de leitura
Muitas vezes falamos de feedback como uma forma de avaliação ou como um retorno na comunicação com uma ou mais pessoas. Então o feedback do trabalho seria a resposta do cliente ou a avaliação do cliente sobre o produto ou serviço prestado. Mas no Kanban os ciclos de feedback são para avaliar ou decidir sobre o fluxo e não sobre o trabalho que passa pelo fluxo. Essa é a grande diferença.
Existem vários ciclos de feedback mas vamos citar os 3 que formam a base: Reabastecimento do Fluxo (Workflow Replenishment), Reunião Kanban de Fluxo (Workflow Kanban Meeting) e Revisão de Fluxo (Flow Review).
Esse é o ciclo de feedback que não necessariamente é uma reunião, mas principalmente para equipes de criação de produtos e de desenvolvimento de software é feita uma reunião para decidir quais itens devem entrar no fluxo, ou seja, decidir quais são os próximos trabalhos para fazer. Mas em ambientes de atendimento, por exemplo ou em vendas também, conforme os clientes chegam, eles devem ser atendidos e o reabastecimento do fluxo acontece naturalmente sob demanda.
Mas perceba que esse é o momento de feedback do fluxo e não do trabalho, portanto na forma como o trabalho estiver no momento de reabastecer o fluxo serão feitas escolhas se o trabalho pode ser escolhido, pode ser deixado para um futuro reabastecimento ou pode ser recusado. O fluxo deve ser reabastecido com o que existe naquele momento.
Esse é o momento que as pessoas reúnem em frente ao quadro kanban para avaliar e decidir sobre os trabalhos que estão no fluxo naquele momento. Ou seja, é mais uma oportunidade de olhar para o fluxo e decidir rapidamente em poucos minutos sobre o fluxo. Reforçando, é um ciclo de feedback sobre o fluxo.
Necessidades de discussões sobre o trabalho podem até acontecer mas estão além do que é o objetivo desse momento, portanto se for rápido e se faz necessário fala-se sobre o trabalho mas se for demorar é melhor continuar essa questão após a reunião Kanban de Fluxo.
Nessa reunião as pessoas interessadas discutem e decidem como o fluxo pode ser melhor, que mudanças podem fazer para tornar o fluxo mais eficiente e possam alcançar melhor a eficiência do trabalho.
Acredito que ficou claro que mais uma vez é um olhar sobre o fluxo. Se existir métricas, excelente, avalie as métricas de fluxo, se não tiver ok, use o quadro kanban e a percepção das pessoas sobre o andamento do fluxo.
Então vem a pergunta: quando eu faço reuniões sobre o trabalho? Ou outras perguntas do tipo: quando eu planejo o trabalho? Quando detalho melhor o trabalho? Quando reviso como o trabalho foi feito?
Você pode fazer outras reuniões, o método Kanban não te restringe, faça as reuniões que forem necessárias. Inclusive o método aconselha a representar esses estágios do trabalho no quadro. Represente o trabalho que precisa ser planejado e também o já planejado, também pode representar se ainda falta revisar o que foi feito, assim como o que já foi revisado… e assim por diante.
Além disso, você pode adaptar as reuniões do Kanban para incluir discussões, feedback e/ou decisões sobre o trabalho. Mas isso é uma decisão contextual do seu ambiente e de ambientes similares ao seu. O método Kanban é flexível para ter ou não esses momentos sobre o trabalho. Mas o que ele descreve como ciclos de feedback, são momentos de olhar para o fluxo.
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