O método Kanban usa o quadro kanban para fazer todos esses passos e vai muito além do quadro, o método ajuda você a entender todo o seu trabalho, aumenta transparência, facilita acordos com demandantes, mensura o trabalho e aumenta consideravelmente a sua gestão. Através desse aumento de gestão você consegue tomar decisões que melhoram sua eficácia.
Começando pelo básico e depois evolua
Você pode começar com um quadro com o famoso formato “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Também conhecido como Protokanban. Apesar desse formato ainda te proporcionar pouca gestão sobre o trabalho, ele já ajuda em uma das coisas mais poderosas do quadro que é visualizar todo o trabalho. Nesse formato ainda não sabemos em qual estágio cada atividade está, temos apenas quanto de trabalho temos para fazer, quanto de trabalho estamos fazendo e quanto de trabalho concluímos recentemente.
A seguir, algumas ideias para começar a ganhar mais gestão usando o protokanban:
- Organize as atividades de uma forma que os itens mais para cima sejam os itens mais prioritários.
- Deixe espaço na área de “Fazendo” para colocar itens mais para frente ou para trás permitindo visualizar quanto mais concluído e quanto menos concluído cada atividade está, você pode inclusive colocar números percentuais para ajudar.
- Use cores para classificar o trabalho, seja por tipo de trabalho, urgência ou até mesmo quem pediu o trabalho.
Com essas ideias podemos perceber que a gestão do trabalho aumenta e as decisões de o que fazer e quando fazer começam a melhorar, mas podemos ganhar ainda mais gestão, vamos incluir o nosso fluxo trabalho no quadro e começar a ir além.
Seu fluxo de trabalho representado visualmente
Vamos evoluir nosso quadro e incluir outras colunas, isso vai trazer mais gestão e melhorar sua tomada de decisão. Essa é uma técnica que vem do Lean para criar um detalhamento visual do nosso fluxo de trabalho, também conhecido como Mapear o Fluxo de Valor (em inglês Value Stream Mapping com a sigla VSM). Devemos nos concentrar nos passos que inserem valor ao trabalho e que são mais importantes.
Por exemplo, um fluxo de trabalho de contratação de um novo profissional pode possuir os passos: Vagas para contratar, Publicar vaga, Avaliar currículos, Primeira entrevista, Avaliação técnica, Contratação e Vagas preenchidas.
Cada um desses passos são importantes no processo de contratação e possuem várias atividades importantes mas que podem ser agrupadas pela atividade principal que tem valor no nosso fluxo de trabalho. Por exemplo, no passo "Primeira entrevista" temos as atividades de marcar a entrevista, remarcar e cancelar se for o caso, fazer a entrevista, registrar o resultado, aprovar ou não um candidato. Todas essas atividades acontecem, mas representamos uma atividade principal como nome da coluna.
Então a lista de candidatos aprovados segue para o próximo passo de Avaliação técnica que podem ter outras atividades também, como por exemplo, provas e testes ou até mesmo uma entrevista para avaliar agora as capacidades técnicas do candidato.
Agora ganhamos muitas informações de gestão, temos mais informações do que antes com o uso do quadro básico, pois antes saberíamos apenas quais vagas temos para contratar, quais vagas estamos trabalhando e quais vagas já foram concluídas. Agora sabemos quando uma vaga está em cada passo. Com isso, temos noção melhor de quanto tempo demora em cada passo.
Com o uso de métricas podemos calcular quando as vagas serão preenchidas, quantas vagas fazemos no tempo, quanto tempo fica em cada passo e mais outras informações. Temos muito mais possibilidades de calcular o que está acontecendo no nosso trabalho.
Visualizando gargalos e esperas
Com o fluxo de trabalho detalhado podemos saber quando um passo tem mais trabalho que outro. Talvez exista uma explicação, pode ser porque demora mesmo para concluir aquele passo ou temos mais pessoas executando aquele passo e com isso mais trabalho sendo feito. Precisamos de mais informações para tentar identificar um gargalo ou uma espera.
Podemos incluir mais técnicas, o principal é incluir a reapresentação das filas. As filas existem no nosso processo mas não estamos vendo. Pois ao concluir um trabalho o próximo passo não começa imediatamente pois a pessoa pode estar ocupada. Então o trabalho fica esperando, dizemos que ele está em uma fila.
Pode existir uma fila de espera entre "Avaliar currículos" e “Primeira entrevista". Por exemplo, quando estamos trabalhando várias vagas, vai ter vagas que já foram publicadas e a avaliação de currículos já aconteceu mas ainda não começou a parte de entrevistas. É possível que quem faz o passo de entrevista ainda esteja trabalhando em outra vaga. Isso pode acontecer e vai acontecer em alguns momentos. Se tiver um problema de espera ou gargalo precisamos das filas representadas para conseguir identificar.
Colocando as filas nosso quadro fica assim: Vagas para contratar, Publicando vagas, Vagas publicadas, Avaliando currículos, Currículos avaliados, Entrevistando primeira vez, Primeira entrevista feita, Avaliando tecnicamente, Avaliação técnica feita, Em Contratação e Vagas preenchidas.
Perceba que agora temos vários A fazer, Fazendo e Feito. Por exemplo, temos A fazer de publicar vaga, depois fazendo com o passo Publicando Vagas e temos também o Feito com o passo Vagas publicadas. Isso acontece com os demais passos.
Agora quando tiver muito trabalho no passo de Entrevistas vamos saber quais vagas já começaram a ser trabalhadas, quais as entrevistas que estão aguardando outras serem concluídas e quais entrevistas foram concluídas e estão esperando a disponibilidade de quem faz a avaliação técnica.
Se for necessário representar mais detalhes sobre as entrevistas podemos criar mais colunas, mas avalie a necessidade com cuidado para não criar dificuldade de atualização do quadro. É muito importante manter o quadro atualizado, quando ele fica desatualizado se torna inútil. Um quadro desatualizado não tem nem o detalhe, nem o mais simples. Equilíbrio é muito importante.
Gerenciando o fluxo e indo ainda mais além
O método Kanban tem mais práticas que complementam o que apresentamos aqui sobre gestão visual. Temos a prática de limitar o trabalho em progresso que proporciona formas de avaliar a quantidade de trabalho que conseguimos fazer ao mesmo tempo. Temos que ter foco no que é mais importante e limitar a quantidade excessiva de trabalho, pois trabalho em excesso no processo faz com que aumente muito os desperdícios.
Outra prática do Kanban é a gestão de fluxo. Podemos fazer a gestão por métricas e cálculos aproveitando as informações do nosso quadro Kanban. Também podemos melhorar a eficiência do trabalho com ferramentas, automações, melhorando a capacidade das pessoas e outras formas. Mas perceba como cada uma das melhorias pode afetar o seu fluxo como um todo. Pois uma mudança em um passo pode mudar como os demais passos são executados. Por isso a prática de gestão de fluxo do Kanban é tão importante.
Muitas vezes melhorar o fluxo de trabalho traz eficiências melhores que acrescentar pessoas ao processo. Mais pessoas aumentam a complexidade, comunicação, transporte do trabalho… entre outros. Melhoria no fluxo de trabalho reduz essas coisas. Claro que existem fluxos bem eficientes que vale acrescentar pessoas. Assim como existem fluxos com várias ineficiências e com muitas pessoas e poderíamos ter algo mais eficiente. A gestão de fluxo vai te ajudar a equilibrar isso tudo.
As outras práticas são um pouco auto explicativas: Políticas Explícitas, Ciclos de Feedback e Melhore colaborativamente. As políticas explícitas são um incentivo a deixar as regras do jogo mais claras para todos, deixar bem visível. Os ciclos de feedback são momentos de avaliar o trabalho e o fluxo para entender o que podemos melhorar. Por último, a prática mais importante e mais simples de entender, melhore continuamente e melhore com a ajuda de todos, com a colaboração concluímos mais trabalho. Juntos somos mais fortes.
Continue melhorando sua gestão
Vimos como o método Kanban usa o quadro kanban para aumentar a gestão do nosso trabalho, deixando o nosso processo / fluxo de trabalho mais transparente e aumenta muito nossa capacidade de tomada de decisão. Junto com as demais práticas do método Kanban ganhamos eficiência e com a informações mais claras podemos ser mais assertivos e ganhar eficácia.
Aqui na Synergyc temos os treinamentos oficiais da Kanban University (a criadora do método Kanban) e você pode aprofundar ainda mais esses conhecimentos.
Ainda podemos evoluir a gestão do nosso trabalho gerenciando as dependências, conectando equipes de trabalho, gerenciando vários projetos ao mesmo tempo. Continue acompanhando nossos artigos e cursos para mais conhecimentos.
Aprofunde em Kanban com os treinamentos Oficiais
Para conhecer mais sobre o método Kanban, temos os treinamentos oficiais da Kanban University aqui na Synergyc. São eles:
Team Kanban Practitioner
Kanban System Design
Kanban Systems Improvement
Com estes treinamentos você adquire certificações Kanban reconhecidas mundialmente e que fortalecem o seu currículo.
