Pedro Luiz Martins Cruz
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Precisamos fazer a gestão do nosso trabalho, gerenciar as atividades, priorização, esperas, dependências, bloqueios… tudo que acontece com o nosso trabalho. Quando gerenciamos o fluxo do trabalho gerenciamos mais do que a execução do trabalho, mais do que a técnica utilizada.
25/maio/2022 - 10 minutos de leitura
A execução é feita por quem conhece, possui a técnica e sabe o que está fazendo. Pode até ser que não saiba nas primeiras execuções, mas vai aprender e vai executar com maestria. Mas quem está prestando a atenção nas esperas, dependências, bloqueios… essas partes são muito importantes e muitas vezes levam mais tempo que a execução.
Vamos calcular o tempo de execução e o tempo de espera de um cenário real.
Em 2019 eu tive uma dor no ombro e fui à emergência de um hospital particular.
O procedimento da emergência foi:
O tempo dentro da emergência varia de minutos a poucas horas. No meu caso tive sorte e levei cerca de 1 hora até ouvir do médico que eu deveria marcar a ressonância e solicitar que eu retorne depois com o resultado.
Saí do consultório e marquei a ressonância por telefone no laboratório indicado pelo médico. Consegui uma marcação para 2 dias depois. Dei sorte até então, pouco tempo na emergência e pouco tempo esperando pela ressonância.
Chegando na ressonância:
Do momento que cheguei no laboratório até terminar o exame, foram cerca de 1 hora. Então ligo no médico e dou sorte novamente conseguindo uma marcação para depois de 4 dias, ou seja, no mesmo dia que pego o resultado do exame.
No dia da consulta, passo primeiro no laboratório para pegar o exame e depois vou para a consulta. Já no consultório médico:
No primeiro contato na fisioterapia o fisio faz a confirmação do diagnóstico do médico e marca as sessões de fisioterapia com a primeira começando 2 dias depois. Vamos considerar 1 hora de atendimento na fisio e mais 2 dias de espera para começar o tratamento.
Tempo em execução:
Ou seja, 4 horas de atendimento.
Tempo de espera:
Ou seja, 10 dias esperando.
Para permitir comparar com qualquer ambiente corporativo, vamos considerar os dias de espera como 8 horas úteis de trabalho. Com isso, temos 80 horas totais, sendo que 4 horas em atendimento. Ou seja, 76 horas esperando e 4 horas sendo atendido.
Essa proporção é comum em outros ambientes corporativos. Seja por causa de aprovações, seja por trocas de informações entre departamentos ou vários outros fatores, as esperas são maiores que o tempo de execução. No nosso exemplo a execução representou 5% do tempo, enquanto a espera representou 95% do tempo.
Chamamos esse percentual de eficiência de fluxo. Então para melhorar o tempo do fluxo precisamos gerenciar o fluxo e melhorar a sua eficiência.
Em casos em que o paciente tem a vida em risco o fluxo é gerenciado e os procedimentos médicos são feitos imediatamente. Neste caso o paciente é mais importante que o custo da ressonância magnética ou que a agenda do médico, pois a pessoa pode morrer. Então alguém acompanha o paciente em todos os passos do fluxo, reduzindo as esperas.
Essa gestão do fluxo pode ser feita na sua empresa. Na metodologia Lean é feita a gestão de fluxo de trabalho na indústria, pois a metodologia foi criada pela Toyota em ambiente industrial. No método Kanban é feita a gestão de fluxo do trabalho do conhecimento, afinal o método foi criado em ambiente de desenvolvimento de produtos e software onde o trabalho criativo é muito importante.
Tanto o Lean quanto Kanban fazem uso de bastante gestão visual e limite de trabalho em progresso, além de outras práticas. Mas algumas técnicas podem ter algumas diferenças de como lidar com cada situação.
Falando um pouco mais do cenário que explicamos sobre o atendimento médico, podemos fazer mais gestão do fluxo. Podemos entender e detalhar cada um dos passos que o fluxo tem, melhorando a troca entre passos, reduzindo passos desnecessários e sincronizando melhor o fluxo.
Também é interessante entender quantos pacientes estão em cada passo do fluxo. Assim podemos gerenciar melhor os recursos como a ressonância magnética. A técnica de uso de agendamento é apenas uma técnica de gestão.
Entender os motivos de cada espera e razões para exceções também ajudam a melhorar o nosso fluxo.
Gerenciar o fluxo de trabalho é mais que gerenciar a execução, pois você ganhará mais tempo gerenciando as esperas.
Além da eficiência de fluxo, também devemos calcular o tempo que as atividades demoram para passar por todo o fluxo. Quantas atividades passam pelo fluxo de tempos em tempos. Volume de atividades compartilhando a capacidade do fluxo… entre outras coisas.
Nos nossos treinamentos na Synergyc praticamos essas técnicas e mais algumas para aumentar a produtividade. Veja nossos cursos.
Para conhecer mais sobre o método Kanban, temos os treinamentos oficiais da Kanban University aqui na Synergyc. São eles:
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