Como gerenciar várias iniciativas com um time

Existem situações onde empresas possuem várias iniciativas “pequenas” sendo feitas ao mesmo tempo e com isso aumenta muito a possibilidade do caos. Além disso, os principais métodos de gestão tanto tradicionais quanto ágeis não abordam esse cenário por padrão, eles exigem alguma adaptação ou evolução.

27/novembro/2023 - 8 minutos de leitura

Vamos a alguns cenários que isso acontece:

Cenário 1: Produto entrou em uso/operação/venda, o cliente começa a usar e o que antes era um único projeto se torna várias iniciativas, pois é necessário corrigir problemas de qualidade, enquanto isso a empresa quer evoluir ainda mais o produto e ainda por cima surge uma nova ideia que a empresa quer aproveitar o conhecimento do time para iniciar um novo produto. Neste cenário o foco fica dividido entre: qualidade, evolução e inovação.

Cenário 2: Agência de projetos pequenos, talvez de marketing ou de desenvolvimento de software, quem sabe projetos de arquitetura ou jurídico que fazem entregas pequenas. Neste cenário, a maioria dos projetos são pequenos, com cerca de 1 a 4 semanas por entrega e podem surgir algumas iniciativas maiores que são concorrentes. Aqui a entrada de novas iniciativas acontece a todo momento, quando um projeto é entregue, outro se inicia, além disso os momentos de esperas em uma iniciativa são usados para outra iniciativa.

Cenário 3: Em ambientes de atendimento por demandas, existe um pouco de similaridade com o segundo cenário, mas as iniciativas são tão pequenas que não calculamos a alocação pela iniciativa e sim pelo assunto ou pelo demandante. É necessário equilibrar qual iniciativa dar mais atenção em qual momento e todos os assuntos ou demandantes são concorrentes.

Temos nestes cenários padrões que são comuns nas empresas. Caso você tente resolver com as práticas de alocação de pessoas e separação em times você vai ficar em uma busca infinita pela solução e não vai conseguir resolver, vai colocar as culpas de falhas nas pessoas mas o problema está no processo e na melhor forma de se organizar e não nas pessoas.

Então vamos falar das técnicas que mudam o seu processo e consegue muito mais sucesso.

Gestão de carga

Os 3 cenários apresentados possuem em comum a necessidade de gestão da carga de trabalho entre as iniciativas. Para gerir isso precisamos de transparência da quantidade de trabalho existente em cada iniciativa, definição da importância de cada iniciativa e um mecanismo de juntar essas duas coisas, deixando visível a todo momento como está a distribuição do trabalho.

Fazendo um quadro de gestão visual com a classificação de cada trabalho, conseguimos medir o volume de cada iniciativa a todo momento. O quadro kanban é uma excelente solução para isso.

Além do quadro, precisamos definir quantas atividades devem ser feitas em cada atividade. O importante aqui é definir o volume e não qual atividade. A questão é criar o processo e não resolver apenas para a atividade A ou para a atividade B.

O melhor mecanismo para isso é deixar a quantidade expressa em percentual ou quantidade e fazer os ajustes de cargas conforme necessidade. Pode ser que uma iniciativa tenha prioridade em uma data ou pode ser que outra fique com baixa de demandas em um período, a gestão de carga deve ser um mecanismo flexível e para funcionar de forma dinâmica precisa estar visual. Seria melhor ainda se pudesse automatizar a gestão da carga para direcionar as pessoas com a automação.

Compartilhamento de conhecimento

Outra questão comum entre os cenários apresentados é a necessidade de compartilhar o conhecimento entre as pessoas envolvidas na solução. Isso é extremamente importante pois com atividades pequenas e concorrência entre elas, sempre acontecerá de ter pessoas com o conhecimento mas que estão ocupadas e não podem dar atenção a algo, sempre vai existir situações onde a pessoa que está disponível não tenha trabalhado naquela atividade e precisa do conhecimento específico. Além disso, não conseguiremos parar para ensinar, o ensinamento e compartilhamento de conhecimento deve acontecer durante o trabalho.

Com isso, o compartilhamento deve ser sistematizado, com pareamentos, padronização de técnicas e rotação de pessoas. Essas técnicas assim como as técnicas de gestão de carga e outras que foram utilizadas com maestria em empresas que passaram por estes cenários estão agrupadas no método Fluxo Unificado.

Para resolver os cenários apresentados neste artigo, mude o processo, crie um ambiente onde se gere a carga de trabalho de forma dinâmica, compartilhe o conhecimento durante o trabalho, visualize/gerencie o fluxo e automatize o máximo possível.

Pois nestes cenários a melhor forma de lidar com a demanda é unificando o fluxo da demanda, estes cenários são exemplos de trabalho em fluxo único ou melhor são exemplos de Fluxo Unificado.

Conheça um pouco mais neste artigo: O que é Fluxo Unificado?

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